2010年7月19日 星期一

成功大學電通所甲組博士班學位考試流程: Phase_1 <口試流程篇>

如果系上的審核也順利通過了,那可以開始準備向學校申請舉辦學位考試(就是俗稱的口試或口考)的流程了。

0.0
第一步,登入學校的「研究生學位考試網路申請作業」的網頁,填入你的學號和密碼,取得申請相關的各項文件的pdf檔:


0.1
登入後就可以下載依你的學籍資料自動產生的pdf文件
四種,說明如下:
a)學位考試申請書

這是申請書,必需先請指導教授簽名或蓋章。


b)口試委員名冊

這是口委的清冊,申請時必要文件。

c)學位考試評分表

這是口試時給各個口委(每人一張)的評分表,口試前要印出來備用,七個口委就印七張,可以多印個兩張備用,如果同一天口試人數超過2人以上,口委有時候會簽錯,到時候可以直接拿備用的補上。

d)學位考試合格證明書

這是口試當天會用到的
注意,系上另外有一份英文版本的也要一起印出來,但是英文版的必需自已到系辦公室網頁下載word檔案修改後列印。
中/英文的合格證明書要在口試結束後,給所有的口委簽名,簽完拿到電通所所長辦公室給助理小姐蓋所長的章,附在論文的最前面。


1.0
確認系上審核的「會議記錄」已經完成。一般來說會在系上審核後的2-3天完成。
確認之後就可以先到系辦公室找博班教務承辦人,承辦人會把你先前交上去的碩博士成績單加蓋系上的確認章,並要
學生指導教授成績單的每一頁簽名確認無誤後交回。

1.1
將0.1所提到的 (a)
學位考試申請書(b)口試委員名冊列印出來,還有上面提到的成績單,一起拿給指導教授簽名或蓋章。

1.2
拿到系辦交給承辦人,接下來承辦人會幫你列印出所有相關的文件,並交待你要跑哪些地方收集印章,準備好就可以開始跑行政流程。
行政流程自已跑的話,半天內可以全部完成,建議在早上9點前後開始行動,也就是前述1.1的動作在早上9點前完成,因為校方的各處室早上去排隊的人比較少,各處室的承辦人也比較好找,早點開始跑的話,有機會在10點半前就全部搞定。

1.3
收集印章的基本順序:四樓所長室(蓋章)->九樓院長室(蓋章)->雲平大樓一樓註冊組電機系/電通所承辦人(蓋章)->雲平大樓2~5樓各處室收集印章
每收集到一個印章可以請教該承辦人下一站去哪裡,怎麼走,他們都會給出任務提示。
最後一站收集到了教務長的印章之後,記得再回到出納組影印一次口委清冊,留下影本之後,就可以將蓋滿印章的整疊文件送回電機系辦公室,交給博班教務承辦人,完成口試的申請手續。
這一個步驟完成才算是真的取得了國立成功大學承認的學位考試許可,請務必在口試前搞定。

1.4
接下來必需準備口試當天的所有大小雜事,這邊再列出上面沒有講到但也必需準備的文件:

a)投票單

口委有幾位就印幾份,這些投票單跟0.1 所提到的 (c)「學位考試評分表」都要在口試前拿到所長室加蓋系上的印章。

b)會議紀錄

可至系辦網頁下載word檔,修改上面的個人資料後印出,口試當天請一名學弟當紀錄,並請所有口委在第一頁簽名單上簽名,這份記錄也要在口試結束後交給系辦。

1.5
總結一下口試前必需準備好的所有文件詳列於下:

一、學位考試評分表,共n份,n=口委人數,參考 0.1節 c)項,需至所長室加蓋系章。
二、學位合格證明書,中文版,共1份,參考0.1節 d)項。
三、學位合格證明書,英文版(口委會簽英文名字),共1份,參考0.1節 d)項。
四、投票單,共n份,n=口委人數,參考 1.4節 a)項,需至所長室加蓋系章。
五、會議紀錄,共1份,第一頁由所有口委簽名,其他部份可事後打字。
六、學位考試論文審查及交通費印領清冊,這是在1.3節所述的申請口試流程完成後會拿到的文件,同樣在口試當天給所有參與的口委簽名,然後依此向系上請領墊付的費用。

1.6
如果上述文件都沒問題,接下來的就只是口試當天要召待口委們的飲料和餐盒,以及口試地點等事項。
文件的部份基本上就如本文所述,剩下的主要問題就是口試當天投影片的內容,以及臨場的反應,能不能抵擋口委們猛烈的炮火了!

祝褔所有的學弟(妹?)們,
希望在你們準備口試而參考這篇文章的時候,都能帶著踏實的心情面對即將到來的口試。

博士學位的歷練不在於讓你無所不知,但在於讓你了解自己所獲取的知識是多麼的渺小。
如果你能夠帶著這份謙卑的心情,以腳踏實地的態度面對未知的挑戰,
那麼你也一定能夠穩住陣腳,有條不紊的看清問題,然後盡你所能去解決問題。
共勉之!

2010年7月18日 星期日

成功大學電通所甲組博士班學位考試流程: Phase_0 <申請篇>

寫給還在奮鬥的學弟們,希望在很近的未來內你們就需要下面這些資料:

0.0
其實我的學籍是電機所的,電通所這玩意兒在我入學的那個年代還不存在…但是因為本組在電通所成立之後就併入電通所內,整個行政流程是一樣的,未來的學弟們學籍也都應該是電通所,就在此先冒名頂替一下吧!

0.1
本篇適合的閱讀對象:通過所有資格考試、累積足夠發表點數(包括期刊/會議論文),「八字有一撇」的成大電通所博士候選人。

0.2
博士學位考試必需於每個學期開始時先向系辦公室「登記」,以我98學年下學期的CASE,登記的最後期限是3/18日。
所以在
每個學期剛開始時,如果你認為你這個學期「有希望畢業」(像我一樣,點數還沒湊齊但只差一篇journal/transaction的接受信回來就有機會),切記提早登記,否則後面的流程都沒辦法跑!
登記的手續很簡單,只要去系辦留下個人資料就好了。

0.3
當你確認被接受的論文總點數夠了,
指導教授也同意讓你以這些點數畢業,請密切注意系上最後一次學術委員開會的時間(可以向系辦博士班教務負責人確認)。接下來請指導教授向組上提出召開審查會議的要求,確定能在系上最後一次開會前,完成組內審查
(完成組內審查才能把申請向上送)

1.0
重點來了。
組內審查需要準備的文件如下:
1)論文初稿3
這個就是所謂的Dissertation(博士論文),把你發表過的各篇論文統合為一篇完整的作品,並想一個名字作為你的論文題目。因為是「初稿」,所以內容跟題目都可能還會再變動。送審的論文初稿可以直接用印表機列印後自行裝訂,也可以去影印店膠裝,沒有特別要求型式。

2)論文集3
所有發表在大小conference和journal/transaction上的論文,以出版的格式印出來裝定成一本就好,附上一個簡單的封面跟列表說明。


3)學位申請表(論文點數表一,附期刊封面或接受信)共12
系辦公室會提供下載的word檔格式,把所有要列入畢業點數計算的論文都填進去,transaction/journal先列出,然後才是conference paper。點數計算請參閱「博士班規則(系辦公室網頁可下載)」,從「入學學年」到「畢業學年」的博班規則每年多少會有一些小修正,選一個對你最有利的來引用。填完之後印出來自已簽名後影印共12份。
關於transaction/journal的部份,這裡還要附上「
期刊首頁或是論文接受信」,期刊首頁就是你的論文刊登當期的紙本期刊封面。如果你的論文在申請的時候剛被接受還沒登出來,那就附論文接受信,接受信只要把email印出並請指導教授簽名既可。期刊首頁(接受信)一樣是影印12份。


4)申請表二12
這份表格要填入碩士和博士論文題目,如果你碩士直升博士的話請跳過碩論的部份。表格的第三欄還會要求你把已經發表的conference / journal paper和你dissertation的相關性作一個簡單的報告。作法很簡單,寫上「詳見附錄」四個字,然後另外印一份「附錄」,把你的dissertation (就是上面第1項的文件) 的目錄列出來,然後把相關的發表文獻標記在目錄後面就好了。



5)口試委員名單12
組上審查前必需確認打算邀請的口試委員名單,並徵詢他們同意參加之後,填入表格。


2.0
如果組內審查順利過關了(你的點數沒有被砍到不夠畢業的話),下一關就是系上審查,其中「
論文點數表一」會因為組內審查的結論有所改變,依據開會的結論而言,可能會有某些論文被砍掉(不計入點數),或是要求減少點數計算(我的case是有一篇國內的ICS論文由2點被砍成1點),這些指導教授都會告知你,依據組內審查的要求修改論文點數表一」之後重新印出簽名並影印12份。
另外要追加下列的文件:
1)個人簡歷共1份(系辦網頁有提供範本)
這個就是把你從小到大念的學校填一填,博士班學期間如果有兼任講師也列上去。
2)推薦函共1份(系辦網頁有提供範本)
這個要請指導教授簽名。
3)個人資料表共1份(系辦網頁有提供範本)
一樣填一些基本資料,比較特殊的是「入學資格核淮字號」要去學校的「成功入口」登入後選「成績查詢系統」再選「學籍資料查詢」才找得到,找到之後抄上去就好。
4)碩/博士成績單1
去註冊組按一下自動販賣機就可以馬上拿到正本,每份20元,碩士/博士成績都要附上。

3.0
把上面所有資料送到系辦博士班教務承辦人的桌上,然後耐心的等待吧。等到系上開完會,會議紀錄完成了(一般都要等到開完學術會議的2天左右,博士班教務負責人才會把會議紀錄完成),就可以「正式」開始準備下一階段,也就是向成功大學校方申請博士班口試的程序!